Selbst-PR: Wie Sie Präsenz zeigen auf Veranstaltungen, Messen und im Netzwerk

Bei einer Veranstaltung Aufmerksamkeit zu gewinnen, auf fremde Menschen zuzugehen und Kontakte zu knüpfen – das fällt vielen Menschen schwer. Leichter geht es, wenn man sich vorher einen guten Plan zurechtlegt – und dann übt, übt und nochmal übt! In diesem Blogartikel: Auf welche Veranstaltungen Sie gehen können. Wie Sie Ihre Events auswählen. Wie Sie das Beste aus einem Veranstaltungsbesuch herausholen. Tipps für die Vorbereitung von Eventbesuchen. Wie Sie den Mut finden, Menschen anzusprechen. Wie Sie sich sichtbar machen. Und: Wie Sie nach der Veranstaltung Ihr Netzwerk zum Blühen bringen.

Vertrauen und Aufmerksamkeit zu gewinnen bei den Menschen, mit denen man in Zukunft zusammenarbeiten möchte – darum geht es bei der Selbst-PR. Die persönliche Kontaktpflege und der Aufbau eines Netzwerkes sind dabei zentrale Aufgaben. Immer wieder werde ich gefragt, wie man Events für die Selbst-PR nutzen kann. Denn auf Veranstaltungen zu gehen ist nicht jedermanns Sache: „Ich will mich nicht in den Vordergrund spielen.“ „Selbstdarstellung ist was für Narzissten.“ „Ich möchte nicht im Mittelpunkt stehen.“ – das sind Sätze, die ich dann höre, und zwar sowohl von schüchternen als auch von kontaktfreudigen Menschen.

Geht Ihnen das auch so? Dann brauchen Sie eine ganz persönliche Erfolgsstrategie für Events – und zwar eine, mit der Sie mit Freude Ihre Ziele verfolgen können, dabei Ihre Talente nutzen und gleichzeitig Ihre Ressourcen schonen können!

Veranstaltungen zu besuchen – das hat sich für mich immer gelohnt. Ich finde nicht nur Inspiration, sondern ich lerne auch neue Menschen kennen – mögliche Kunden, Freunde, Netzwerkpartner beispielsweise. Der direkte Kontakt hat eine andere Qualität als das Kennenlernen auf Online-Basis. Man kann viel schneller entscheiden: Ist mir die Person sympathisch? Halte ich sie für kompetent, erfolgreich und finde ich sie interessant? Gleichzeitig finde ich auf Veranstaltungen die Gelegenheit mein Netzwerk nicht nur zu erweitern, sondern auch zu pflegen: Zeit, hallo zu sagen, zu fragen, was gerade so ansteht. Vielleicht entsteht eine gemeinsame Idee, ein Projekt oder eine Empfehlung.

Doch nicht alle Veranstaltungsformate passen zu Ihnen, Ihrer Persönlichkeit und Ihren Business- und Karrierezielen. Weil unsere Zeit und unsere Energie wertvoll sind, lohnt sich die gezielte Auswahl der Events, auf denen Sie die Menschen treffen, die Sie kennenlernen und kennenlernen wollen. Arten von Veranstaltungen gibt es viele, hier nur ein paar Beispiele:

  • Messen (branchenbezogene und thematische Messen, Job-Messen): Einen Überblick bekommen Sie z.B. in der AUMA-Messedatenbank oder gedruckt im AUMA MesseGuide sowie in der Smartphone Smartphone-App MyFairs.
  • Thematische Veranstaltungen wie Tage der offenen Betriebe, Firmenevents, Partnerveranstaltungen, Hausmessen,
  • Fach- oder Infoveranstaltungen, z.B. von Handelskammern, Branchenverbänden oder Behörden
  • Ausstellungen,
  • Veranstaltungen von Initiativen, Clubs oder Netzwerken,
  • Barcamps,
  • Kongresse, Tagungen, Konferenzen,
  • Salons,
  • Podiumsdiskussionen,
  • eigene Veranstaltungen oder
  • kreative Eventformate mit Kurzvorträgen und Socialising, wie z.B. Peka Kucha, Speednetworking, Open Space u.v.m.

Finden Sie heraus, welche Events zu Ihnen und Ihren Zielen passen

Jede Teilnahme an einer Veranstaltung ist eine Investition: Ihre Energie, Ihr Geld und Ihre Zeit sollten Sie gezielt einsetzen und nicht wahllos jede Veranstaltung besuchen, die Sie in Facebook oder XING finden. Ich habe in den vergangenen Jahren festgestellt, dass mir persönlich Veranstaltungen, bei denen es darum geht, möglichst viele Vorträge und Speaker auf die Bühne zu bringen und diese Talks dann auch noch mitten in der Messe stattfinden zu lassen, nicht sehr liegen. Ich finde es sehr anstrengend, mit dem ganzen „Messerhabarber“ im Hintergrund den Vortragenden die Aufmerksamkeit zu schenken, die sie eigentlich verdient haben. Mir gefallen kleinere Formate mit einer gezielten Auswahl der Vorträge und einer komfortablen Raum- und Akkustiksituation besser. Ich persönlich schätze Barcamps sehr, denn ich mag das Spontane, Vielfältige und das „sich selbst organisierende“ Format.

Das sind die Fragen, die Ihnen die Beatwortung der Frage „Soll ich hingehen oder nicht?“ erleichtern:

  • Finde ich auf der Veranstaltung die Menschen, die für mich wichtig sind? Als Coach ist es z.B. wenig sinnvoll, auf Veranstaltungen zu gehen, auf denen sich nur Coaches tummeln. Fragen Sie Vorbilder und Mentoren nach Empfehlungen für gute Events: Wo komme ich weiter? Wo finde ich neue Menschen? Persönlichkeiten, die ich schon immer kennenlernen wollte? Neue Branchen? Wo finde ich Inspiration, Erfahrungsaustausch, relevante Weiterbildung? Wo kann ich Trends aufspüren?
  • Sind Vertreter von Unternehmen vor Ort, bei denen ich mich bewerben will?
  • Sind Journalisten vor Ort, die über meine Themen berichten? Welche Medienpartner hat die Veranstaltung?
  • Ist die Veranstaltung auch vom lokalen Umfeld her interessant oder zu weit weg von meinem Wirkungsgebiet?
  • Was kostet mich die Teilnahme an der Veranstaltung? Ist die Investition nachhaltig oder ist es sinnvoller, z.B. in andere Marketing- und PR-Aktionen zu investieren? Kann ich mit Partnern gemeinsam etwas auf die Beine stellen?

Tun Sie das, worin Sie gut sind!

Beantworten Sie sich diese Fragen:

  • Wo sind meine Talente bei Veranstaltungen?
  • Welche Formate, Plattformen, Themen passen zu mir?
  • Wo fühle ich mich wohl: Klein und fein? Die große internationale Messe? Die groovige Party? Das organisierte Format? Die offene Agenda?

Wichtig ist nämlich, dass Sie auf Veranstaltungen das machen, worin Sie gut sind. Worin Sie sich stark fühlen. Was Ihnen leicht fällt. Was Ihnen Spaß macht: Denn das bringt den meisten Erfolg!

Sie sind eher extrovertiert? Sie halten leidenschaftlich gerne Vorträge? Sie sind die Partylöwin, Profinetzwerkerin und Kontaktmaschine? Sie sind gerne Gastgeberin? Dann suchen Sie Ihre Bühnen! Dann planen Sie so, dass Sie schon am Vortag anreisen und die Eröffnungsparty mitmachen und auch noch einen Tag länger bleiben, weil vielleicht der letzte Abend an der Bar besonders lange und intensive Gespräche gebracht hat.

Sie sind eher introvertiert? Sie schreiben lieber tolle Blogartikel oder führen gerne intensive Einzelgespräche? Dann sorgen Sie schon vor der Veranstaltung dafür, dass Ihre Stärken für Kunden und die Menschen, die Sie kennenlernen wollen, sichtbar sein werden! Schreiben Sie Ihre Kontakte an und informieren Sie darüber, dass Sie Gesprächstermine anbieten, übernehmen Sie ein Sponsorship der Veranstaltung, das Ihnen die Omnipräsenz Ihres Logos und Ihre Kundenzeitschrift oder Ihre Produktprobe in der Goodiebag sichert. Sie können auch Ihr Buch vor Ort zum Verkauf anbieten, wenn das erlaubt ist, oder eine Lesung, die nicht so anstrengend ist, wie ein Vortrag. Versuchen Sie schon vor der Veranstaltung da zu sein, um die Zeit für Gespräche zu nutzen, damit Sie sich danach gleich verabschieden können – ohne noch an die Bar gehen zu müssen.

Sorgen Sie für Materialien, die Sie den Menschen nach oder statt einem Gespräch mitgeben können:

  • Ausgefallene, kostbare Visitenkarten,
  • ein Flyer oder eine Broschüre,
  • etwas, das neugierig macht und in Erinnerung bleibt. Vielleicht Werbegeschenke? Postkarten, Taschen, brauchbare Gegenstände, Kugelschreiber, Süßigkeiten. Oder Ihre besten Tipps oder ein Glossar mit Fachbegriffen aus Ihrer Branche als Lesezeichen oder ein Link in Form eines QR-Codes zu Ihrer App oder Ihrem E-Book? Welcher Gegenstand, welche Information bietet Anlass für ein Gespräch nach der Veranstaltung?
Netzwerken auf Messen Events Veranstaltungen

Wie Sie das Beste aus einem Veranstaltungsbesuch herausholen

Welche Ziele verfolgen Sie und was leitet sich daraus für die jeweilige Veranstaltung ab? Hier habe ich einige Beispiele aufgelistet:

  • Erweiterung des Publikums, Image, Sichtbarkeit und Reputation aufbauen, bekannt werden, Profil schärfen, Expertenpositionierung vorantreiben, Aufmerksamkeit und Vertrauen gewinnen
  • Finden von neuen Kunden, konkrete Aufträge bekommen
  • Community pflegen: Den Dialog mit Stammkunden und Netzwerkpartnern pflegen, Kontaktpflege, Austausch, Zuhören, Wertschätzung zeigen
  • Finden von neuen Netzwerkpartnern, Mitarbeitern, Interessensvertretungen
  • Einen Vortrag halten
  • Von anderen Menschen und ihren Vorträgen lernen
  • Allianzen schmieden
  • Ein Projekt vorantreiben, Unterstützer finden
  • Wichtige Persönlichkeiten, Opinion Leader, Experten, Branchenprominenz, Politikern, Entscheidungsträgern, Lobbyisten, Fachleute, Autoren, Künstler, Multiplikatoren, Influencer, Blogger kennenlernen und eine Verbindung aufbauen
  • Marktforschung betreiben, Umfragen starten, den Mitbewerb kennenlernen, für das eigene Buch recherchieren
  • Kontaktpflege mit Journalisten betreiben, Presseberichterstattung erzielen, interviewt werden, über Produkte, Services, die eigene Person wird in Presse, Hörfunk, TV, Fach-, Tages- oder Publikumsmedien berichtet
  • Einen Tipp für den nächsten Urlaub bekommen?

Wer mit konkreten Zielen auf Veranstaltungen geht, tut sich oft leichter bei der Zeitplanung sowie bei der Auswahl der Gesprächspartner und der Gesprächsthemen. Schließlich können Sie beim Smalltalk elegant die überraschenden Ergebnisse einer neuen Studie aus Ihrem Arbeitsbereich einflechten oder Sie erzählen rund um die Reise zu Ihrem letzten Vortrag in Brüssel, Mailand oder London?

Es gibt übrigens viele Menschen, die das bewusste Setzen von Zielen ablehnen und lieber mit einer „ergebnisoffenen“ Strategie auf Veranstaltungen gehen. Sie lassen sich treiben, schauen, was sie vor Ort inspiriert und wen sie dort treffen. Auch das ist eine Strategie, die ich schon ausprobiert habe und die zu wertvollen Kontakten geführt hat.

Als Autorin und Bloggerin ist es mir persönlich immer wichtig, mein Themenradar auf den neuesten Stand zu bringen: Mit welchen Themen, Fragestellungen oder Herausforderungen beschäftigen sich die Menschen, für die ich arbeite und schreibe, zurzeit? Was kann ich daraus für meine Arbeit lernen? Lernen und Zuhören sind für mich elementare Ziele auf Veranstaltungen.

Vorbereitung einer Veranstaltung: Wen will ich treffen?

Zeit ist Geld. Deshalb sollten Sie sich schon vorher mit den Menschen in Verbindung setzen, die Sie unbedingt dort treffen wollen: Kunden, Wunschkunden, Interessenten, Partner, Experten, Blogger, Journalisten, alte Kollegen, ehemalige Kunden oder Freunde?

Nutzen Sie Social Media, XING und LinkedIn, um herauszufinden, wer auf vor Ort sein wird, den Sie kennenlernen möchten: Welchen Hashtag hat der Event? Streuen Sie bei Twitter Ihre Frage: „Wer ist nächste Woche bei #Event?“

Rufen Sie an und vereinbaren Sie Gesprächstermine: Wann wollen wir uns wo wie lange treffen und was ist das Thema unseres Gesprächs? Die Gesprächspartner freuen sich, wenn man gut vorbereitet kommt, z.B. mit einer Agenda, Fakten und Unterlagen.

Wenn Sie Ihren Terminplan erstellen, überlegen Sie: Welche Vorträge will ich besuchen, welche Messestände, wie viel Zeit brauche ich für meine Ziele, habe ich Standdienst? Wie viel freie Zeit habe ich, um spontanen Begegnungen Raum zu geben, z.B. beim Essen, im Publikum bei Vorträgen oder wie der Zufall eben so spielt?

Welche einflussreiche Persönlichkeit möchten Sie auf der Veranstaltung kennenlernen?

Da brauchen Sie einen Masterplan. Überlegen Sie:

  • Wie kann ich diesem Menschen nützen?
  • Wie kann ich schon im Vorfeld der Veranstaltung seine Aufmerksamkeit bekommen? Bei Bloggern empfiehlt sich z.B.: Dem Blog folgen, regelmäßig kommentieren, sich für nützliche Tipps bedanken, den Blogger empfehlen, auf etwas Interessantes aufmerksam machen, das Buch der Person rezensieren oder Fanpost schreiben.
  • Wie kann man sich im Vorfeld zeigen, auf der Veranstaltung daran anknüpfen, ein konkretes Angebot machen, das der Person etwas bringt? Einen Brief schreiben und eine Geschäftsidee skizzieren, die Person empfehlen, anrufen, verbindende Kontakte aktivieren und um eine Empfehlung bitten oder eine kostenlose Kostprobe seiner Arbeit geben. Das Wichtigste: Geben. Geben. Geben. So entsteht Verbindung.
  • Ehrliches Interesse zeigen. Nicht heucheln oder schleimen.
  • Einen Kontakt immer nachbereiten: Danke sagen, ein paar Ideen seit dem letzten Treffen vorstellen. Auf aktuelle Entwicklungen oder Medienartikel zum gemeinsamen Thema hinweisen. Ein Buch schicken, eine Linkliste, ein erstes Konzept, ein Foto. Zu einer Veranstaltung einladen. Einen nächsten Termin vereinbaren und konkrete Gesprächsziele skizzieren.
  • Dem anderen die eigene Plattform bereitstellen, die eigene Reichweite, das eigene Publikum erschließen, ihn sichtbar machen.
  • Der Person ein Goodie aus dem eigenen Macht- und Einflussbereich heraus geben: Sie für einen Vortrag vorschlagen, Eintrittskarten für eine Veranstaltung zukommen lassen, ein Seminar vermitteln, in eigenen Publikationen hervorheben: Ein Interview im Blog, ein Podcast oder Video im YouTube-Kanal, ihre Initiativen öffentlich unterstützen und promoten. Win win!
  • Erwartungsfrei geben. Nicht erpressen. Geben, geben, geben und vielleicht irgendwann nehmen. Vielleicht.

Was könnten Sie für _______________________ tun, was ihr, ihm helfen würde? Fan sein? Empfehlen? Bedanken? Bewundern? Zuhören? Sichtbar machen, Reichweite vergrößern? In ein interessantes Projekt einbinden? Ihr/ihm den Kontakt zu einer interessanten Persönlichkeit oder Organisation vermitteln?

Was Sie für diesen Planungsprozess brauchen: Brainpower. Weitsicht. Einfühlungsvermögen. Intuition. Herz. Großzügigkeit. Füllhorn.

Wie finden Sie den Mut, fremde Menschen anzusprechen?

Ja, das ist zugegebenermaßen nicht immer leicht. Ich habe festgestellt, dass es hilfreich ist, mit dem Prinzip „Gamification“ zu arbeiten, d.h. spielerisch an die Sache heranzugehen. Ich starte immer wieder Selbstversuche und bringe mich gezielt in Situationen, die sich weit außerhalb meiner Komfortzone befinden: Singen vor anderen Menschen zu lernen durch eine Gesangsausbildung zum Beispiel. Ein Stimmtraining zu absolvieren. Immer wieder Menschen anzusprechen und zu schauen, was passiert. Immer wieder habe ich gemerkt: War gar nicht so schlimm. Im Gegenteil: Hat Spaß gemacht! Und meist sind tolle neue Dinge daraus entstanden.

Aus diesen positiven Ergebnissen der Selbstversuche heraus schöpfe ich immer wieder neuen Mut, weiterzumachen. Das hat mir immer geholfen:

Wie können Sie auf einer Veranstaltung Präsenz zeigen?

Die erste Strategie: Die Optik. Was soll ich auf einer Veranstaltung, einer Messe, einem Kongress oder bei meinem Vortrag nur anziehen? Das fragen sich viele Menschen. Mein Rat: Klären Sie das im Vorfeld und finden Sie die Antworten auf diese Fragen:

  • Wie können Sie Ihrem Stil entsprechend in Erinnerung bleiben?
  • Wie transportieren Sie Ihr Thema, Gefühl, Ihren Nutzen und Ihre Wirkung durch Ihren Look?

Da hilft ein Konzept, das Sie im Vorfeld mit einem Styling-Coach erarbeiten können. Das gibt Ihnen Sicherheit, denn Sie haben dann immer eine Reihe vorkonfigurierter Outfits für unterschiedliche Anlässe zur Verfügung, mit denen Sie sich richtig gut fühlen.

Auf Veranstaltungen arbeiten viele Menschen mit einem persönlichen Markenzeichen: Ein optisches Erkennungsmerkmal, für das man bekannt wird:

  • Bei den Instagram-Fotos der Fotografin Simone Naumann sind sehr häufig ihre roten Schuhe zu entdecken.
  • Auf einem Barcamp in München entdeckte ich einmal einen jungen Mann, der eine ca. 40 cm große blaue Krümelmonster-Handpuppe mit sich herumtrug. Seine Haare hatte er in dem gleichen Blauton eingefärbt. Fotos und Kommentare seines Krümelmonsters tauchten in seinen Tweets auf und natürlich auch in vielen Nachberichten zur Messe. Es war einfach eine lustige Aktion, die viel Aufmerksamkeit auf sich zog.
  • Bei vielen Veranstaltungen sprechen Unternehmen einen Firmendresscode aus, z.B. weiße Bluse, blauer Rock oder sie verfügen über ein Corporate Corporate-Clothing-Konzept, das den Mitarbeitenden für verschiedene Anlässe Kleidung bereitstellt. In diesem Fall können Sie Ihre Persönlichkeit über Accessoires, wie Schmuck, Tasche, Tücher, eine Lions- oder Rotary-Anstecknadel oder besondere Schuhe zum Ausdruck bringen.

Die zweite Strategie: Aktion! Abheben können Sie sich durch Ihr interessiertes Verhalten auf Veranstaltungen. Gehen Sie aufgeschlossen, aber nicht aufdringlich auf andere Menschen zu. Geben, helfen, Fragen beantworten, Fragen stellen, Verbindungen knüpfen, Blickkontakt, Menschen verbinden und einander vorstellen, Geschichten erzählen, unterhalten, informieren, sich austauschen – für all das ist Platz und Zeit auf Veranstaltungen.

Haben Sie eine liebenswerte Marotte, mit der Sie sich ins Gespräch bringen können? Bei mir ist es das Teetrinken. Ich mag einfach keinen Kaffee. In England wäre das kein Problem, doch in Deutschland sind die Kaffeetrinker in der Überzahl. Auf einem Barcamp 2017 in München gab es z.B. garkeinen Tee. Da wurde dann fleißig – und mit einem Augenzwinkern – über das #teegate getwittert – und nicht nur von mir. Und jetzt sprechen mich schon ganz viele Menschen darauf an: „Ach ja richtig, Du trinkst ja nur Tee!“

Überlegen Sie, wie Sie sich bei Veranstaltungen einbringen können:

  • Als Besucherin,
  • mit einem Messe- oder Infostand oder mit einer Beteiligung in Form von Sponsoring mit Sach- oder Geldspenden,
  • als Kooperationspartner, z. B. für bestimmte Teile des Programms oder an einem Gemeinschaftstand mit anderen Unternehmern oder Mitgliedern aus Ihren Netzwerken,
  • als geladener Gast, z. B. als Rednerin, Diskussionsteilnehmerin,
  • als Moderatorin,
  • mit der Auslage von Informationsmaterialien, mit einer Poster- oder Plakatausstellung,
  • bei Fachkonferenzen mit Fachbeiträgen, Vorträgen oder Artikeln oder
  • bei Online-Veranstaltungen mit Webinaren.

Wenn Sie als Aussteller auf einer Veranstaltung vertreten sind: Was können Sie tun, um die Besucher für ein Gespräch zu begeistern? Aufmerksamkeit gewinnen Sie über Aktionen, z.B. Gewinnspiele (Achtung DSGVO), eine Befragung, Luftballone, Werbegeschenke, die in Erinnerung bleiben, eine Fotobox, in der sich die Besucher fotografieren lassen und die Fotos gleich online in Facebook oder Instagram posten können oder das Angebot attraktiver Fotomotive für Social-Media-Nutzer: Schöne Motive für Instagrammer, eine Hintergrundwand für Selfies, Logos beim Catering, z.B. auf Zuckerguss bei Muffins oder mit einer knallbunten Candy-Bar.

Nicht vergessen: Ein Formular zum Eintragen für Ihren eMail-Newsletter vorbereiten! Wer regelmäßig Ihren Newsletter bekommen möchte, kann sich dort gleich eintragen. Und heben Sie das Formular gut auf, das ist Ihr Nachweis, dass die Person der Zusendung zugestimmt hat!

Auf Veranstaltungen mit anderen in Kontakt kommen Netzwerken

Nachbereitung: Wie Sie nach der Veranstaltung netzwerken

Schritt 1: Kontakte einpflegen, Verbindung online bestätigen, entweder in Xing und/oder LinkedIn, Visitenkarten ordnen, versprochene Fotos und Infos nachsenden, ev. ein Dankeschön auf den Weg bringen. Ich habe nach einem Vortrag auf einem Kongress einmal eine handgeschriebene Dankespostkarte von einer Zuhörerin bekommen. Sie war Grafikerin und zeigte damit ein Appetithäppchen ihrer Arbeit. Das hat mich sehr gefreut und mich neugierig auf die Absenderin gemacht. Es ist nicht schwer, Menschen eine Freude zu machen: Über ehrliches Lob und Anerkennung freuen sich die meisten.

Schritt 2: Überlegen Sie sich dann, wie Sie im Follow-up im Nachgang des Events die geknüpften Verbindungen zum Blühen bringen können: Ein nächstes Treffen vorschlagen? Eine Vorgehensweise vorschlagen? Ein Konzept, Buch, pdf oder eine Ideenskizze zusenden? Oder einfach nur Danke sagen?

Schritt 3: Überlegen Sie den ROI (Return on Investment) der Veranstaltung:

  • Es kostet Sie Zeit, die Veranstaltung und Ihre Teilnahme daran vorzubereiten.
  • Es kostet Sie Zeit und Geld – Eintrittsgebühr, Fahrkarte, Übernachtung, Verpflegung, Werbematerialien – um vor Ort zu sein.
  • Es kostet Sie Zeit und Geld, die Veranstaltung nachzubereiten.
  • War es das alles wert und wenn ja, werden sie diese oder ähnliche Veranstaltungen wieder besuchen?

Für Ihre Selbst-PR und Ihr Networking können Veranstaltungen hervorragende Plattformen sein. Wichtig ist, dass Sie einen Plan haben und sich gut vorbereiten.

Ich drücke Ihnen die Daumen für viele wertvolle Kontakte und gute Erfahrungen auf Ihren nächsten Events!

Mit welcher Strategie fahren Sie gut in Sachen Kontaktaufbau und Präsenz bei Veranstaltungen?

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Dieses Wissen vermittle ich auch gerne in einem Vortrag oder einem Workshop für Sie und Ihr Team.

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