Artgerechte Haltung für Texte – 3 goldene Regeln für Autoren, Blogger und Schreibende

Mal wieder nachlesen, was man vor ein paar Jahren geschrieben hat? Aus den Blogtexten endlich ein Buch machen? Die Dissertation oder den Roman fertig schreiben? Das gelingt nur, wenn die Texte verfügbar, auffindbar und lesbar sind – egal ob man sie mit der Hand oder auf dem PC geschrieben hat. Grundlagen zur Datensicherung und wie man Texte artgerecht speichert und aufbewahrt.

Langzeitarchivierung von Information – klingt trocken, kann für Autoren und Blogger oder all diejenigen, die vom Schreiben leben, aber von existenzieller Bedeutung sein. Wer schon einmal seine Daten verloren hat, weiß, welchen Ärger das mit sich bringen kann: Texte und Bilder, Know-how und unwiederbringliche Erinnerungen sind verloren. Weil das Geld und Zeit kostet und weil Dokumente sowie Emails einer z.T. mehrjährigen, gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfrist unterliegen, sollte man sich Gedanken machen, wie man sein Geschriebenes langfristig sicher aufbewahrt.

Regel 1: Kenne die Gefahren

Informationen auf Papier können verloren gehen – und auch in digitaler Form. Die Ursachen? Nur ein paar Beispiele:

1. Menschliches Fehlverhalten, z.B. „Laptop mit Doktorarbeit in der S-Bahn vergessen“ oder versehentliches Löschen von Dateien, Verlieren von Manuskripten,
2. Diebstahl oder böswillige Eingriffe durch Viren oder Ransomware, Industrie- und Wirtschaftsspionage,
3. Begrenzte Lebensdauer von Papier. Die Gefahren: Säure- und Tintenfraß, Feuchtigkeit, die die Entwicklung z.B. von Schimmelpilzen ermöglicht, Wärme, die die Alterung des Papiers ebenso wie alle anderen chemischen Reaktionen beschleunigt, sowie Licht.
4. Begrenzte Lebensdauer von Datenträgern. Daten, die auf digitalen Datenträgern gespeichert sind, können in relativ kurzer Zeit durch die begrenzte Haltbarkeit der Trägermedien und den schnellen Medien- und Systemwandel nicht mehr lesbar sein. Erschwerend wirken sich proprietäre Formate und urheberrechtliche Beschränkungen aus. https://de.wikipedia.org/wiki/Langzeitarchivierung
5. Technische Gefahren durch defekte Hardware oder Software.
6. Gefahren durch Naturkatastrophen, Überflutungen, Brände, Erdbeben. So ging beispielsweise Europas größtes Rechenzentrum im März 2021 in Straßburg in Flammen auf. Das Ergebnis: 3,6 Millionen Websites gingen offline, darunter staatliche Portale, Banken, Newskanäle und die Regierungsseite data.gouv.fr. Das Erstaunliche: Etliche Kunden hatten aus Kostengründen auf Sicherheitskopien verzichtet, daher sind ihre Daten verloren. Das zeigt: Eine Cloud oder ein Speicherort alleine reicht nicht für Datensicherheit.

Die Top 10 der verrücktesten Datenverluste, die Kroll Ontrack, Experte für Datenrettung und E-Discovery, in jedem Jahr veröffentlicht, belegen, wie fragil Datensicherheit ist. Der Renner 2015: Alle Daten eines Engländers lagen auf einem Laptop, es existierte kein Backup. Und dann der Gau: Das Gerät wurde erst durch einen Wohnungsbrand zerstört und anschließend von der Sprinkleranlage unter Wasser gesetzt. Und das ist kein Einzelfall.

Ein Datenverlust-Index von Kroll Ontrack zeigt, dass 70 Prozent aller Datenverlust-Fälle Laptops und externe Festplatten betreffen. Die Hauptursachen für Datenverluste liegen 2016 in Europa demnach in nicht erkannten Laufwerken, Schäden durch Sturz bzw. Aufprall, Geräten, die sich nicht einschalten lassen, Schäden durch Flüssigkeit, gelöschten Dateien, physischen Beschädigungen und beschädigter Hard- bzw. Software.

Damit sich Euer neuer Gedichtband, Euer aktuelles Fachbuch oder die kommenden 20 Blogbeiträge so sicher fühlen wie in Abrahams Schoß, ist es wichtig, regelmäßige Daten-Backups durchzuführen, damit keine Informationen verloren gehen.

Regel 2: Erstellt ein Backup-Konzept

Wie wertvoll sind Eure Texte? Habt Ihr Euch diese Frage schon einmal gestellt? Beruht Euer Business darauf oder ist das Schreiben nur ein Hobby?

Wenn Ihr die Antwort auf diese Frage kennt, erstellt Euch ein Konzept für Eure ganz persönliche Datensicherung. Die Grundlage: Informationen bleiben nur dann erhalten, wenn sie oft genug kopiert werden.

Dokumente: Bei Dokumenten von besonderer Wichtigkeit solltet Ihr über Scans UND eine nicht-digitale Kopie nachdenken. Papier und andere nicht-digitale Medien sind relativ lange haltbar und überstehen ein halbes oder ganzes Jahrhundert in brauchbarer Qualität.

Denkt über diese Fragen nach: Welche Manuskripte und Dokumente solltet Ihr kopieren? Wo sollen diese Kopien aufbewahrt werden? In einem Schließfach, Tresor, bei Freunden oder Verwandten? Oder in einer Cloud?

Dateien: Ob Blog, Gedichte, Roman, Dissertation oder Fotos: Bitte sichert die Dateien regelmäßig – idealerweise automatisiert mithilfe einer Backup-Software – auf eine externe Festplatte, Blueray-DVDs oder verschlüsselt in eine Cloud. Die Wichtigkeit Eurer Daten und die Intensität der Benutzung bestimmen, wie oft – also z.B. ob täglich oder wöchentlich – Ihr sichern solltet.

Wichtig: Immer wieder kopieren!

Sprecht mit einem IT-Profi, wie und wie oft Ihr differenzielle und inkrementelle Backups sowie Vollbackups von Euren Daten aufsetzt. Ist die Spiegelung von Datenträgern eine Option? Wie managt Ihr das regelmäßige Überspielen der Daten auf aktuelle Speichermedien und wie und wo bewahrt Ihr die Sicherungskopien Eurer Daten auf? An welchen Orten lagert Ihr Datenträger, damit Ihr im Falle eines Datenverlusts schnell wieder mit einer aktuellen Version Eurer Daten weiterarbeiten könnt? Welcher Dienstleister kann Euch dabei helfen? Das Online-Magazin speicherguide.de veröffentlicht dazu immer wieder Tipps. Der IT-Spezialist Peter Streibel hat dazu in seinem Blog geschrieben: Warum ein Back-Up wichtig ist und wie dies funktioniert

Wer autobiografisches Schreiben betreibt und ganz sicher sein will, dass die persönlichen Inhalte, die Ihr verfasst habt, NUR bei Euch bleiben: Schreibt auf Papier, Schreibmaschine oder einem alten PC ohne Internetverbindung.

Zu einem guten Backup-Konzept gehören übrigens regelmäßige Tests: Wird das Richtige gespeichert? Funktionieren die Speichermedien?

Regel  3: Regelt Euren digitalen Nachlass

Wir alle sind nicht ewig auf diesem Planeten, deshalb tut Euren Nachkommen den Gefallen und regelt, was mit Euren Daten, Eurem Blog und Texten nach Eurem Ableben passieren soll.

Ich habe viele Jahre die PR von Storage- und Security-Herstellern betreut und habe einige Geschichten von tragischen Datenverlusten gehört. Bitte bitte kümmert Euch darum, jetzt gleich!

Wie wertvoll sind Eure Texte?