Präsentieren ist kinderleicht – Interview mit Melanie Kuhlmann

Präsentieren leicht Melanie Kuhlmann

Death by Powerpoint – das haben wir alle schon erlebt: Unrelevante Inhalte, langweilig präsentiert auf 300 voll geschriebenen, mit viel Aufwand erstellten PowerPoint Folien. Melanie Kuhlmann zeigt Unternehmern und Führungskräften seit vielen Jahren, wie man sein Publikum effektiver begeistern kann. Wie’s anders, besser laufen kann, lesen Sie in diesem Interview.

Wie gewinne ich die Aufmerksamkeit meines Publikums? Wie halte ich sie über eine längere Zeit aufrecht? Wie illustriere ich meine Inhalte? Wie bleibe ich – trotz Lampenfieber – souverän und „locker“ bei einer Präsentation? Diese Fragen haben wir uns alle schon einmal gestellt. Dazu die Frage: Wie reduziere ich den Aufwand für die Erstellung der Präsentationen? Denn in vielen Fällen kann der unter der Rubrik „verlorene Liebesmüh“ verbucht werden.

Da kommt Melanie Kuhlmann ins Spiel. Als Expertin für Visualisierungen hat sie es sich zur Aufgabe gemacht, den Menschen, die ihr Publikum informieren und begeistern wollen, das Präsentieren leicht zu machen.

Und der Bedarf ist groß: Unternehmen verbrennen 50.000 Euro pro Monat mit der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen. Dieses Rechenbeispiel basiert auf der Annahme, dass in einem großen Unternehmen etwa 200 Mitarbeiter mit PowerPoint beschäftigt sind, aber nur über Grundkenntnisse verfügen.

Melanie KuhlmannMelanie, hast Du noch mehr so interessante Zahlen?

Melanie Kuhlmann: „Oh ja! Die Ergebnisse einer Studie der GfK aus dem Jahre 2015 zeigen: Nur 11 Prozent der Mitarbeiter von Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern sind echte PowerPoint-Profis. 40 Prozent haben lediglich Grundkenntnisse und verwenden sehr viel Zeit auf die Suche nach bereits bestehenden Folien, deren Aufbereitung, Formatierung und Gestaltung.

Große Unternehmen mit 200 und mehr nur wenig geschulten PowerPoint-Anwendern verschwenden auf diese Art und Weise ca. 1.000 Arbeitsstunden PRO MONAT. Das sind in Gehältern umgerechnet etwa 50.000 Euro PRO MONAT.

40 Prozent der Erstellungs-Zeit verwenden die User übrigens auf Suche und Formatierung. Fast noch schlimmer ist, dass die Arbeiten für die Aufbereitung 40 Prozent der Zeit verschlingen und nur 60 Prozent für die inhaltliche Vorbereitung bleiben.“

Und was rätst Du den Unternehmen bzw. den Präsentierenden?

Melanie Kuhlmann: „Abhilfe schaffen sogenannte PowerPoint-Libraries und CMS-gestützte Tools, mit denen sich der unproduktive Such- und Formatierungsaufwand auf ein Minimum reduzieren lassen. Außerdem ist die inhaltliche Konsistenz gewährleistet, die Charts sind CD-konform, somit ist der Markenauftritt stringent und der Präsentator gewinnt wertvolle Zeit für die Vorbereitung auf seinen ‚Auftritt‘.

Meiner Meinung nach ist eine intensive Vorbereitung auf die Zielsetzung der Präsentation und die punktgenaue Argumentation gegenüber der Zielgruppe wichtiger. Die Visualisierung in PowerPoint sollte dabei unterstützend eingesetzt werden, nicht aber 40 Prozent der Zeit verschlingen.“

Das werden viele Manager gerne lesen. Kann man die Verbesserungen durch Libraries und CMS-Tools messen?

Melanie Kuhlmann: „Ja. Der ROI in einem großen Unternehmen liegt bereits im ersten Jahr bei über 700 Prozent, die Investition amortisiert sich somit bereits innerhalb des ersten Monats. Und das inklusive der Erstellung eines CD-konformen Chartpools mit über 250 Folien.“

Das klingt beeindruckend. PowerPoint nervt – das höre ich so oft in letzter Zeit. Geht Dir das auch so?

Melanie Kuhlmann: „Mich nicht. Mich nervt nicht das Programm. Mich nervt der unprofessionelle Umgang! PowerPoint selbst kann ja nichts dafür, dass es als Spickzettel missbraucht wird, dass Redner ganze Sätze an die Wand werfen und diese dann ablesen und dass manche Charts aussehen, als wäre ein Farbkasten explodiert.

Bei manchen PowerPoint-Präsentationen hat man den Eindruck, es wurde zwar viel Zeit auf die Erstellung verwendet, aber wenig Zeit auf die wirkliche Vorbereitung. Die Zauberformel heißt: 3 Z:

Ziel, Zielgruppe, Zeit

Erstens: Welches Ziel verfolge ich als Präsentator? Welches Ziel haben meine Zuhörer?

Zweitens: Was weiß meine Zielgruppe? Was erwartet sie? Welche kritischen Fragen wird sie haben? Was soll sie nach der Präsentation tun?

Drittens: Wieviel Zeit habe ich zum Präsentieren? Wieviel Zeit habe ich für die Vorbereitung?

Meiner Meinung nach sollte niemand als Präsentator antreten, der sich nicht diese Fragen vorher genauestens beantwortet hat.“

Du hast einmal ausgerechnet, dass jeden Tag allein in Europa 30 Millionen PowerPoint-Präsentationen gehalten werden, also ca. 900 Millionen Charts pro Tag. Welche Fehler siehst Du immer wieder?

Melanie Kuhlmann: „Das ist ein Zahl aus Google, ich weiß nicht sicher, ob sie stimmt. Das ist aber auch fast egal. Fakt ist: Es werden zu viele unnötige Charts produziert. Als Faustregel gilt: maximal ein Chart in drei Minuten.

Es gibt aber auch Präsentationen, beispielsweise im Controlling, bei denen drei Charts für eine Stunde völlig ausreichend wären, weil die Zahlen und Ergebnisse mit dem Vorstand  oder der Geschäftsleitung diskutiert werden müssen.

Umgekehrt: Wenn ich im Marketing die Strategie für das nächste Jahr präsentiere, zeige ich vielleicht jede Minute ein neues Bild von einer Maßnahme, die geplant ist. Es hängt also ganz entscheidend vom Inhalt und Ziel ab, wieviel Charts sinnvoll sind. Ablesen ist aber in jedem Fall kontraproduktiv.“

Wie geht das besser?

Melanie Kuhlmann: „Gute Präsentatoren setzen PowerPoint als Unterstützung ein und arbeiten mit großflächigen Bildern und wenig Text.

Eine Ausnahme sind Managementberichte im Controlling: Hier ist eine hohe Informationsdichte gefragt, teilweise werden die Charts ja auch ohne Live-Präsentation als Entscheidungsvorlage verwendet und müssen daher selbsterklärend sein.

In meinen Workshops zum Thema ‚Storylining, Visualisierung und PowerPoint‘ zeige ich eine Fülle von Tricks, wie man das Publikum in seinen Bann zieht, wie man die Menschen unterhält und informiert. Sehr beliebt bei meinen Kunden sind auch Skype-Coachings, in denen wir Charts auf ihre Relevanz, Visualisierung und Kernaussage analysieren und gleich live verbessern.“

Du behauptest: Präsentieren ist kinderleicht. Wie meinst Du das?

Melanie Kuhlmann: „Ich habe eine Übung, die ich in meinen Workshops immer einsetze: Sie heißt ‚Wie sag ich’s meinem Kinde?’ Das heißt, ich bitte meine Teilnehmer, einen Sachverhalt aus ihrem Unternehmen so zu erklären, dass es eine Schulklasse von etwa 8-Jährigen versteht.

Der Aha-Effekt ist jedes Mal sehr groß. Denn wir stellen dabei fest, dass es viel leichter ist, Themen auf den Punkt zu bringen und in einfachen Worten zu erklären, wenn wir uns vorstellen, wir müssten es Kindern erklären. Gleichzeitig setzt durch die Einfachheit die Kreativität ein.  Das heißt, es entstehen Bilder im Kopf und die wiederum können wir wunderbar in der Visualisierung einsetzen. Und damit wird es kinderleicht.“

Danke, liebe Melanie!

 

Über Melanie Kuhlmann:

Melanie Kuhlmann leitet Entwicklungsprogramme für (Nachwuchs-)Führungskräfte, betreut Manager in der Entwicklung ihrer sozialen und kommunikativen Kompetenzen, führt Präsentationsworkshops und -trainings durch. Darüber hinaus berät sie Unternehmen in der Konzeption und Gestaltung von PowerPoint-Präsentationen. In den letzten 18 Jahren hat sie mehr als 1.000 Projekte in über 15 Branchen betreut. Zu ihren Seminarteilnehmern zählen Mitarbeiter aus Unternehmen von A wie Asset Management über Chemie, Maschinenbau, Pharma, Versicherungen und Wirtschaftsprüfung bis hin zu Z wie Zulieferer der Automobilindustrie.

Melanie Kuhlmann ist Diplom-Betriebswirtin, Business Coach und Reiss Profile Master. Sie lebt mit ihrer Familie in Fürstenfeldbruck bei München.

www.presentationpower.de

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